प्रश्न- संचित अभिलेख पत्र क्या है? संचित अभिलेख पत्र की विशेषताएँ कौन-कौन सी हैं? इस पत्र की उपयोगिता की व्याख्या कीजिए।

उत्तर -

वर्तमान समय में संचित अभिलेख पत्र शिक्षा पद्धति का एक अभिन्न अंग है। संचित अभिलेख पत्र निर्देशन- कार्यक्रम में व्यक्ति या छात्र के सम्बन्ध में जानकारी प्राप्त करने के लिए विशेष महत्त्व रखता है। इसके अन्तर्गत छात्रों से सम्बन्धित संपूर्ण ज्ञान की जानकारी होती है और इसके माध्यम से निर्देशक या परामर्शदाता छात्रों की रुचियों, योग्यताओं, आवश्यकताओं, रुचि, अभिरुचियों तथा उनके व्यक्तित्व आदि का ज्ञान प्राप्त करते हैं जिसके फलस्वरूप वे छात्र को अपनी वृद्धि एवं विकास करने में अत्यधिक महत्त्वपूर्ण योगदान दे सकते हैं।

संचित अभिलेख पत्र का अर्थ

संचित अभिलेख पत्र एक ऐसा पत्र है जिसमें छात्र का स्थायी एवं व्यक्तिगत इतिहास होता है। यह वह प्रलेख है, जो छात्र के व्यक्तित्व का पूर्ण, विस्तृत तथा पनपता चित्र दर्शाता है। संचित अभिलेख पत्र विद्यालय में किसी अध्यापक अथवा किसी अन्य कर्मचारी के द्वारा रखा जाता है। यह एक ऐसा पत्र होता है जिसमें छात्र के विद्यालय में प्रवेश से विद्यालय छोड़ने तक का शारीरिक, मानसिक, सामाजिक, मनोवैज्ञानिक, शैक्षिक तथा चारित्रिक विषय का क्रमबद्ध अभिलेख नियमित समयान्तर से शिक्षक-निर्देशक अथवा अन्य किसी प्रशिक्षित तथा योग्यता प्राप्त व्यक्ति के द्वारा विभिन्न परीक्षणों के प्रमाणों या निरीक्षणों के आधार पर रखा जाता है।

विभिन्न विद्वानों ने संचित अभिलेख पत्रों को भिन्न-भिन्न प्रकार से परिभाषित किया है-

(1) मुरेथॉमस के अनुसार, - "संचित अभिलेख पत्र में किसी ज्ञान के बारे में लम्बी अवधि में एकत्रित की गई सूचना होती है।"
(2) जोन्स के अनुसार, - "संचित अभिलेख पत्र एक छात्र का स्थायी रिकार्ड है, जो विद्यालय के द्वारा वर्तमान समय तक ठीक-ठीक रखा जाता है। यह उसकी विद्यालीय उपलब्धि, उपस्थिति,       परीक्षण अंक और इसी प्रकार की अन्य सम्बन्धित सूचनाओं के साथ उसका शैक्षिक इतिहास होता है।"
(3) ऐलन के शब्दों में, - "संचित अभिलेख पत्र सूचनाओं का वह अभिलेख है जिसका सम्बन्ध छात्र के मूल्यांकन से होता है और जिसे एक कार्ड पर लिखकर एक ही स्थान पर रखा जाता है।"
(4) जेन वाटर्स के अनुसार, - "परीक्षा प्रश्नावली, अवलोकन, साक्षात्कार आदि विधियों के द्वारा प्राप्त सूचनाएँ सारांश रूप में संचयी अभिलेख पत्र में इकट्ठी की जाती हैं।"
(5) बोनी और हैम्पिलमैन के अनुसार, - "संचित अभिलेख पत्र एक विद्यार्थी के बारे में सभी प्रकार के आँकड़ों का बना होता है, जिसे एकत्रित करना और लिखना विद्यालय पर्याप्त महत्वपूर्ण         समझता है और जिसे प्रतिवर्ष सुरक्षित तथा संगठित ढंग से रखा जाता है।"
(6) माध्यमिक शिक्षा आयोग के अनुसार, - "छात्रों के कार्यों का उचित मूल्यांकन विद्यालय की परीक्षाओं द्वारा सम्भव नहीं है। छात्रों को भविष्य में नवीन व्यवसाय का चुनाव करने में सहायता    देने के लिए उसके विकास का पूर्ण आलेख रखना चाहिए। इन आलेख पत्रों में छात्रों के व्यक्तित्व सम्बन्धी गुण, रुचि, अभिवृत्ति तथा किए गए कार्यों का वर्णन होता है।"

उपरोक्त परिभाषाओं के आधार पर निष्कर्ष रूप में यह कहा जा सकता है कि संचित अभिलेख पत्र एक ऐसा पत्र है जो छात्र के सम्बन्ध में संपूर्ण जानकारी अपने में समाहित करता है। यह जानकारी विभिन्न प्रकार के परीक्षणों, साक्षात्कारों, निरीक्षणों, कक्षाध्यापक या विषय अध्यापक की रिपोर्टों, डॉक्टर की रिपोर्टों तथा पाठ्यन्तरं प्रतियोगिताओं के द्वारा प्राप्त होती है।

संचित अभिलेख की विशेषताएँ

एक अच्छे संचित अभिलेख पत्र में निम्नलिखित विशेषताओं का होना आवश्यक है-

(i) सूचनाओं की वैधता सूचनाओं की वैधता का अभिप्राय सूचनाओं के सत्य होने से है। संचित अभिलेख पत्र में एकत्रित सूचनाओं का आधार अवैज्ञानिक नहीं होना चाहिए।
(ii) विश्वसनीयता संचित अभिलेख पत्र की सभी सूचनाएँ विश्वसनीय होनी चाहिए।
(iii) वस्तुनिष्ठता - वस्तुनिष्ठता से तात्पर्य है कि अभिलेख पत्र में लिखी हुई सूचनाएँ व्यक्तिगत विचारधाराओं से प्रभावित नहीं होनी चाहिए तथा उनकी भाषा अनेकार्थक नहीं होना चाहिए।
(iv) व्यापकता व्यापकता का अर्थ है कि संचित अभिलेख पत्र में बालक से सम्बन्धित सभी प्रकार की सूचनाओं का समावेश होना चाहिए।
(v) निश्चित स्थान - संचित अभिलेख पत्र हर समय उपलब्ध होना चाहिए और उसे किसी केन्द्रीय स्थान पर ही रखा जाना चाहिए।
(vi) तथ्यों की सरलता संचित अभिलेख पत्र सरल होना चाहिए, जिससे कि उसके तथ्य आसानी से समझ में आ जाएँ। इनमें जटिलता नहीं होनी चाहिए।
(vii) छात्रों की सफलताओं और असफलताओं का मूल्यांकन- इस अभिलेख पत्र में संकलित तथ्यों के आधार पर छात्र की सफलताओं और असफलताओं का मूल्यांकन किया जाता है। अतः निश्चित अवधि के बाद अध्यापक द्वारा उसका अध्ययन किया जाना चाहिए।
(viii) नवीनता - छात्र के सम्बन्ध में कोई नवीन सूचना मिलते ही तुरन्त उसे अभिलेख पत्र में लिखना चाहिए।
(ix) लचीलापन - एक उत्तम अभिलेख पत्र को लचीला होना चाहिए, ताकि उसमें आवश्यकतानुसार परिवर्तन किया जा सके।
(x) समय-समय पर मूल्यांकन- संचित अभिलेख पत्र का समय-समय पर मूल्यांकन किया जाना चाहिए, ताकि उनमें आवश्यक परिवर्तन किया जा सके तथा साथ- साथ नई सूचनाएँ शामिल की जा सकें।
(xi) शब्दों और संकेतों का अर्थ प्रयोग - संचित अभिलेख पत्र में प्रयोग किए जाने वाले शब्दों और संकेतों का अर्थ अन्य व्यक्तियों की समझ में आ जाए, ताकि वे अभिलेख पत्र में शामिल की गई सूचनाओं का अधिक-से-अधिक प्रयोग कर सकें।
(xii) निरन्तर लेखन- एक उत्तम अभिलेख पत्र में छात्र के विद्यालय जीवन और बाह्य जीवन से सम्बन्धित सभी बातें नियमित रूप से लिखी जानी चाहिए।
(xiii) पूर्ण सूचनाएँ - संचित अभिलेख पत्र में छात्र के जीवन से सम्बन्धित तथा विकास से सम्बन्धित पूर्ण सूचनाएँ लिखी जानी चाहिए।
(xiv) सरलता- एक उत्तम संचित अभिलेख पत्र में पर्याप्त सरलता होनी चाहिए, ताकि आवश्यकता पड़ने पर प्रत्येक व्यक्ति इसका अध्ययन कर सके और इच्छित सूचना प्राप्त कर सके।

संचित अभिलेख पत्र का महत्त्व या उपयोगिता

संचित अभिलेख पत्र की उपयोगिता या महत्त्व - निम्नलिखित प्रकार से है-

(i) संचित अभिलेख पत्र के अन्तर्गत छात्र के प्रत्येक पहलू से सम्बन्धित अभिलेख उपलब्ध होता है जिसके कारण उसके बारे में जानकारी प्राप्त हो जाती है।
(ii) यह अभिलेख छात्रों को अपनी सफलताओं एवं असफलताओं का मूल्यांकन करने में सहायता देता है।
(iii) इस अभिलेख के द्वारा अध्यापक छात्र की योग्यताओं, कुशलताओं, बौद्धिक क्षमताओं, रुचियों तथा रुझानों के बारे में उचित जानकारी प्राप्त कर लेता है।
(iv) यह अभिलेख छात्रों के व्यावसायिक तथा शैक्षिक निर्देशन में अध्यापक की सहायता करता है।
(v) न्यायालय के अधिकारियों को इस अभिलेख की सहायता से बाल अपराधियों के वातावरण से परिचित कराया जा सकता है।
(vi) यह अभिलेख अपसमायोजन को दूर करने में शिक्षक-निर्देशक एवं परामर्शदाता की सहायता करता है।
(vii) यह अभिलेख छात्रों के लिए उपयुक्त और अधिक प्रभावपूर्ण शैक्षिक योजनाओं का निर्माण करने में सहायता प्रदान करते हैं।
(viii) विद्यालय में प्रवेश करने वाले नए शिक्षकों को इन संचित अभिलेख पत्रों की सहायता से छात्रों के सम्बन्ध में पूर्ण जानकारी प्राप्त हो जाती है।
(ix) संचित अभिलेख पत्र की सहायता से छात्र से सम्बन्धित तथ्य एक विद्यालय से दूसरे विद्यालय में स्थानान्तरित किए जा सकते हैं।
(x) इस अभिलेख पत्र के द्वारा छात्र के गुणों एवं अवगुणों से बालकों को सूचित किया जा सकता है, जिससे कि अभिभावकों एवं शिक्षकों में संपर्क स्थापित हो सके।
(xi) क्रो एवं क्रो के अनुसार यह अभिलेख पत्र छात्र सम्बन्धी समस्त सूचनाओं को स्थायी रूप में सुरक्षित रखता है और अध्यापक को छात्रों को व्यक्तियों के रूप में जानने का साधन प्रदान करता    है।
(xii) यह अभिलेख पत्र छात्र के व्यक्तित्व के सभी पहलुओं का सूक्ष्म अध्ययन करने में सहायता देता है तथा छात्रों को उनकी मानसिक योग्यताओं के अनुसार शिक्षा देने के लिए उनको विभिन्न   वर्गों में विभाजित करने में सहायता देता है।
(xiii) यह अभिलेख रिकॉर्ड कार्यालयों के छात्रों से सम्बन्धित शैक्षिक और अन्य योग्यताओं से परिचित कराता है।

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